SAF-T da contabilidade foi novamente adiado: tempo extra não significa trabalho adiado

O SAF-T da contabilidade foi novamente adiado. Mas este adiamento não deve ser interpretado como um motivo para suspender a preparação.

A proposta de Orçamento do Estado para 2027 prevê que a submissão do ficheiro SAF-T (PT) relativo à contabilidade passe a aplicar-se aos períodos de tributação de 2028 e seguintes, com entrega em 2029 ou posteriormente, conforme o período de tributação aplicável.

Até aqui, a obrigação estava prevista para os períodos de 2027, com a primeira entrega em 2028. Se a proposta for aprovada nestes termos, as empresas ganham mais um ano para se preparar.

Contudo, importa sublinhar que, nesta data, estamos ainda perante uma proposta de Orçamento do Estado. O texto pode sofrer alterações durante o processo parlamentar e só produzirá efeitos depois de aprovado e publicado.

O que é o SAF-T da contabilidade?

O SAF-T (PT) da contabilidade é um ficheiro normalizado que reúne, de forma estruturada, uma parte muito significativa da informação contabilística da empresa.

Entre outros elementos, poderá integrar:

• plano de contas e respetiva correspondência taxonómica;
• clientes e fornecedores;
• movimentos e documentos contabilísticos;
• saldos e lançamentos das contas;
• informação necessária ao pré-preenchimento de anexos da IES.

O objetivo não é apenas substituir uma tarefa administrativa. A informação passa a ser disponibilizada num formato que permite um tratamento mais automatizado, a realização de validações e o cruzamento com outros dados já comunicados à Autoridade Tributária.

Por isso, a qualidade do ficheiro dependerá diretamente da qualidade da contabilidade que lhe dá origem.

SAF-T da contabilidade e SAF-T da faturação não são a mesma obrigação

O adiamento previsto respeita ao SAF-T da contabilidade.

Não deve ser confundido com o ficheiro SAF-T da faturação utilizado na comunicação dos documentos emitidos. As obrigações de faturação e de comunicação dos respetivos elementos mantêm o seu regime próprio e não ficam suspensas por este adiamento.

Esta distinção é importante: uma empresa pode cumprir regularmente a comunicação das faturas e, ainda assim, ter muito trabalho a realizar na preparação do futuro ficheiro contabilístico.

Porque é que o adiamento não resolve os problemas existentes?

O ficheiro será gerado a partir dos dados registados no programa de contabilidade. Se esses dados estiverem incompletos, desatualizados ou incorretamente classificados, o SAF-T reproduzirá essas fragilidades.

Entre os problemas que devem ser identificados antecipadamente encontram-se:

• fichas incompletas ou duplicadas de clientes e fornecedores;
• números de identificação fiscal incorretos ou em falta;
• contas sem correspondência adequada com a taxonomia aplicável;
• lançamentos efetuados em contas genéricas;
• documentos registados com descrições insuficientes;
• movimentos contabilísticos sem documento de suporte facilmente identificável;
• saldos antigos de clientes, fornecedores, caixa ou outras contas por justificar;
• divergências entre faturação, inventários, ativos fixos e contabilidade;
• utilização inconsistente de diários, tipos de documento ou séries;
• integrações incompletas entre o programa de faturação e o programa de contabilidade;
• impossibilidade de gerar ou validar corretamente o ficheiro.

Adiar a correção destas situações para o ano da primeira entrega aumentará o risco de erros, retrabalho e atrasos.

Que informação poderá ser cruzada?

A Autoridade Tributária já recebe informação proveniente de várias fontes, designadamente faturação, declarações periódicas de IVA, retenções na fonte, inventários, Modelo 22 e IES.

Com a informação contabilística estruturada, tornam-se mais simples os cruzamentos entre, por exemplo:

• faturação comunicada e rendimentos registados;
• aquisições declaradas e gastos contabilizados;
• IVA liquidado, deduzido e registado;
• inventários e custo das mercadorias ou matérias consumidas;
• ativos adquiridos, depreciações e abates;
• saldos de clientes e fornecedores e movimentos do período;
• resultado contabilístico e apuramento do lucro tributável.

Isto não significa que qualquer diferença corresponda automaticamente a um erro. Significa, porém, que as divergências deverão estar justificadas e documentalmente sustentadas.

O que devem as empresas fazer durante o período adicional?

O tempo ganho deve ser utilizado para uma preparação gradual, envolvendo a empresa, o contabilista certificado e o fornecedor do software.

1. Confirmar se o programa está preparado

Deve solicitar-se ao fornecedor do software informação sobre:

• capacidade de exportar o SAF-T (PT) da contabilidade na estrutura exigida;
• ferramentas de validação disponíveis;
• atualização das taxonomias e tabelas necessárias;
• tratamento de exercícios com grande volume de movimentos;
• correção de erros detetados na exportação;
• integração com faturação, inventários, ativos e outras aplicações.

Uma indicação genérica de que o programa “gera SAF-T” pode não ser suficiente. Importa testar o ficheiro contabilístico e não apenas o de faturação.

2. Rever o plano de contas e as taxonomias

As contas utilizadas devem corresponder adequadamente à realidade económica das operações e estar corretamente associadas às taxonomias aplicáveis.

Contas excessivamente genéricas dificultam a análise e podem impedir o correto pré-preenchimento da IES. A revisão deve ser feita antes do início do período abrangido, evitando alterações apressadas no final do exercício.

3. Melhorar a qualidade dos registos

Cada lançamento deve permitir compreender a operação registada e localizar o respetivo documento de suporte.

Devem ser uniformizados:

• descrições dos movimentos;
• identificação e numeração dos documentos;
• diários contabilísticos;
• tipos de documentos internos;
• procedimentos de integração automática;
• regras para correções, estornos e reclassificações.

4. Corrigir saldos antigos

Os saldos antigos e sem movimento devem ser analisados enquanto ainda existe tempo para localizar documentos e obter esclarecimentos.

Esta revisão é especialmente relevante em contas de:

• clientes e fornecedores;
• sócios e outras partes relacionadas;
• caixa e depósitos bancários;
• Estado e outros entes públicos;
• acréscimos, diferimentos e provisões;
• ativos em curso ou totalmente depreciados.

Não devem ser eliminados saldos apenas para “limpar” a contabilidade. Cada regularização tem de possuir fundamento contabilístico, fiscal e documental.

5. Testar a exportação antes do ano obrigatório

Sempre que o software o permita, é aconselhável gerar ficheiros de teste relativos a períodos já encerrados.

O teste pode revelar:

• campos obrigatórios não preenchidos;
• registos incompatíveis com a estrutura do ficheiro;
• taxonomias em falta;
• documentos ou séries mal parametrizados;
• diferenças entre módulos;
• limitações de desempenho ou dimensão do ficheiro.

Quanto mais cedo forem identificados os erros, menor será o impacto da sua correção.

Uma checklist de preparação

Antes do início do primeiro período abrangido, a empresa deverá conseguir responder afirmativamente às seguintes questões:

• O programa de contabilidade exporta o ficheiro exigido e está atualizado?
• O plano de contas e as taxonomias foram revistos?
• As fichas de clientes e fornecedores estão completas e sem duplicações relevantes?
• Os lançamentos identificam adequadamente os documentos de suporte?
• Os saldos antigos foram analisados e justificados?
• As integrações com faturação, inventários e ativos foram testadas?
• As divergências entre contabilidade e declarações fiscais são regularmente reconciliadas?
• Existem procedimentos internos para corrigir erros sem destruir a rastreabilidade?
• Foi já gerado e validado um ficheiro de teste?
• Estão definidas as responsabilidades da empresa, do contabilista e do fornecedor do software?

E as faturas em PDF?

A mesma proposta de OE 2027 prevê que as faturas em ficheiro PDF continuem a ser aceites como faturas eletrónicas, para efeitos fiscais, até 31 de dezembro de 2027.

Também aqui o adiamento deve ser visto como tempo adicional de adaptação. As empresas deverão avaliar os mecanismos necessários para garantir a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo das faturas eletrónicas quando terminar o regime transitório.

Em conclusão

Se a proposta de OE 2027 for aprovada sem alterações nesta matéria, a primeira submissão do SAF-T da contabilidade ficará prevista para 2029, relativamente aos períodos de 2028 e seguintes.

O adiamento reduz a pressão imediata, mas não elimina a necessidade de preparação. Pelo contrário, cria uma oportunidade para corrigir gradualmente dados, parametrizações e procedimentos, evitando que todos os problemas sejam descobertos no momento da primeira entrega.

A sua empresa consegue gerar hoje um SAF-T da contabilidade completo e validável? Peça ao seu contabilista e ao fornecedor do software um diagnóstico antecipado e utilize o tempo adicional para melhorar a qualidade dos dados.

A informação apresentada tem caráter geral, considera a proposta de Orçamento do Estado para 2027 conhecida à data da publicação e não dispensa a confirmação do texto final aprovado nem a análise do caso concreto.

Fontes

• Proposta de Lei do Orçamento do Estado para 2027, entregue em 8 de outubro de 2026.
• Portaria n.º 31/2019, de 24 de janeiro.
• Ordem dos Contabilistas Certificados, “Governo adia novamente obrigação do SAF-T da contabilidade”, outubro de 2026.