A sua empresa está preparada para as novas regras de correção de faturas?

Corrigir uma fatura com IVA errado nem sempre significa anulá-la por completo e emitir outra.

A Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) atualizou os procedimentos aplicáveis à retificação de faturas e à regularização do IVA através do Ofício-Circulado n.º 25120/2026, de 28 de julho. Uma das consequências práticas é a necessidade de os programas de faturação permitirem emitir notas de crédito ou de débito apenas pelo montante do IVA quando seja exclusivamente esse o elemento a corrigir.

Até 31 de dezembro de 2026 existe uma solução transitória para os programas que ainda não estejam preparados. A partir de 2027, continuar a anular integralmente a operação e a emitir uma nova fatura poderá obrigar ambas as partes a substituir as declarações periódicas do período original.

Por isso, as empresas devem confirmar desde já se o seu software e os seus procedimentos internos estão adaptados.

Nem todos os erros se corrigem da mesma forma

O primeiro passo é identificar a natureza da incorreção. A forma de correção depende de estar em causa:

• um erro formal;
• uma operação que nunca existiu;
• uma alteração posterior da operação;
• um erro material de faturação;
• ou um erro de enquadramento jurídico, como a aplicação de uma taxa de IVA incorreta.

Usar indistintamente uma nota de crédito para anular qualquer fatura deixou de ser um procedimento seguro.

Erros formais: anular e emitir uma nova fatura

Quando o erro não altera o valor tributável nem o IVA liquidado — por exemplo, um NIF, uma morada ou a descrição dos bens ou serviços incorretos — a AT determina a anulação da fatura no sistema e a emissão de uma nova fatura corrigida.

A nova fatura deve salvaguardar o momento em que o imposto se tornou exigível, indicando a data em que os bens foram colocados à disposição do cliente ou em que os serviços ficaram concluídos.

Nestes casos, não existe uma regularização de IVA. Se a declaração periódica já tiver sido entregue, a mera correção formal não obriga, por si só, à sua substituição.

Operação inexistente: a fatura também deve ser anulada

Se a transação nunca ocorreu, não existe uma operação a corrigir: existe uma fatura que deve ser anulada.

Quando a anulação seja efetuada antes da entrega da declaração periódica correspondente, não há regularização a efetuar. Se a declaração já tiver sido submetida, será necessário entregar uma declaração de substituição para retirar o imposto indevidamente liquidado.

Esta situação não deve ser confundida com uma operação real que venha posteriormente a ser anulada, como acontece numa devolução de mercadorias ou numa resolução do contrato.

Alteração posterior da operação: emitir documento retificativo

Se a operação existiu, mas o preço foi posteriormente reduzido, os bens foram devolvidos, foi concedido um desconto ou o contrato foi resolvido, a correção deve ser documentada através de uma nota de crédito.

O documento retificativo deve identificar a fatura original e os elementos alterados. A regularização do IVA a favor da empresa exige ainda prova de que o cliente tomou conhecimento da correção ou de que foi reembolsado.

Essa prova pode resultar, por exemplo, de:

• confirmação escrita ou eletrónica do cliente;
• assinatura do duplicado da nota de crédito;
• registo de acesso ou descarga do documento num portal de cliente;
• comprovativo de transferência ou reembolso associado à nota de crédito.

Uma cláusula que presuma a aceitação do documento na ausência de resposta não é suficiente. A AT exige uma prova individualizada e rastreável.

Taxa de IVA aplicada a mais

Imagine-se uma fatura de 10.000 euros à qual foi aplicada, por erro de enquadramento, a taxa de 23%, quando a operação reunia as condições para a taxa de 6%.

A correção não deve eliminar a base tributável de 10.000 euros, porque o preço da operação não mudou. Deve ser emitida uma nota de crédito apenas pela diferença de IVA entre as duas taxas, identificando a fatura original e a taxa correta.

Para recuperar o imposto liquidado em excesso, o fornecedor deve possuir prova de que o adquirente tomou conhecimento da retificação ou foi reembolsado. O adquirente, caso tenha deduzido o IVA inicialmente faturado, terá de regularizar a diferença a favor do Estado.

Taxa de IVA aplicada a menos

Se foi aplicada uma taxa inferior à legalmente devida, a empresa deve emitir uma nota de débito apenas pelo IVA em falta.

Tratando-se de imposto a favor do Estado, a correção é obrigatória. O respetivo tratamento declarativo depende do momento em que o erro é detetado e pode exigir a substituição da declaração periódica do período em que ocorreu a exigibilidade, com juros e eventual coima quando sejam ultrapassados os prazos legais.

O regime transitório até ao final de 2026

A AT reconheceu que alguns programas de faturação podem ainda não permitir a emissão de notas de crédito ou de débito apenas pelo valor do IVA.

Por esse motivo, até 31 de dezembro de 2026 é admitido, excecionalmente, que nestes casos seja emitida uma nota de crédito que anule a totalidade da operação, seguida de uma nova fatura corretamente emitida.

A nova fatura deve:

• referir expressamente a fatura que está a corrigir;
• indicar a data da realização da operação;
• preservar o momento original da exigibilidade do IVA;
• ser acompanhada pelos restantes procedimentos declarativos e probatórios aplicáveis.

Esta possibilidade é transitória. Não transforma a anulação integral na regra geral.

O que muda, na prática, a partir de 2027?

A partir de 1 de janeiro de 2027 deixa de ser aplicável a tolerância criada para a adaptação dos programas informáticos.

Quando apenas o IVA estiver errado, o procedimento normal deverá conservar a base tributável e corrigir somente o imposto por meio de uma nota de crédito ou de débito, conforme o sentido da regularização.

Se, depois dessa data, a empresa optar por reconstruir integralmente o histórico documental — anulando a operação e emitindo uma nova fatura — o Ofício-Circulado determina que ambas as partes submetam declarações periódicas de substituição relativas ao período original da operação.

Além de aumentar o trabalho administrativo, esse procedimento pode criar divergências entre fornecedor e cliente, afetar o SAF-T, obrigar à revisão das deduções efetuadas e originar juros ou penalidades.

O software de faturação deve ser testado antes do final do ano

Não basta perguntar ao fornecedor do programa se o software está «atualizado». É aconselhável confirmar, com exemplos concretos, se permite:

• emitir uma nota de crédito apenas pelo IVA liquidado em excesso;
• emitir uma nota de débito apenas pelo IVA em falta;
• manter inalterada a base tributável da fatura original;
• identificar a fatura corrigida e os elementos alterados;
• indicar a taxa correta e o motivo da retificação;
• comunicar adequadamente os documentos à AT;
• refletir a correção no ficheiro SAF-T;
• conservar um histórico documental coerente e auditável.

Também deve ser verificado se o programa trata corretamente documentos com várias linhas ou várias taxas de IVA, bem como situações de autoliquidação, isenção ou operações realizadas com consumidores finais.

Os procedimentos internos também precisam de ser revistos

A adaptação não é apenas informática. A empresa deve definir quem pode autorizar uma correção, que documentos devem ser emitidos e como é arquivada a prova do conhecimento ou do reembolso ao cliente.

É recomendável criar um procedimento interno que inclua:

1. identificação do tipo de erro;
2. validação do enquadramento fiscal;
3. escolha do documento correto;
4. confirmação do tratamento na declaração periódica de IVA;
5. comunicação ao cliente;
6. recolha da prova exigida;
7. arquivo conjunto da fatura original, documento retificativo e restante suporte.

Esta validação é especialmente importante quando a correção afeta períodos já declarados ou quando o cliente deduziu o IVA da fatura original.

Lista de verificação para a empresa

Antes de 31 de dezembro de 2026, confirme:

• O programa emite notas de crédito e de débito apenas pelo valor do IVA?
• O fornecedor do software confirmou por escrito a adaptação?
• Foram realizados testes com taxas aplicadas a mais e a menos?
• Os documentos retificativos ficam corretamente refletidos no SAF-T?
• A equipa distingue erros formais de erros que afetam o preço ou o imposto?
• Existe um procedimento para obter prova do conhecimento do cliente?
• A contabilidade é consultada antes de corrigir documentos relativos a períodos já declarados?

Em conclusão

As novas orientações tornam mais rigorosa a distinção entre anular uma fatura e retificar apenas os elementos que estão errados.

Até ao final de 2026, a AT admite excecionalmente a anulação integral e a emissão de uma nova fatura quando o programa não permita corrigir apenas o IVA. A partir de 2027, essa alternativa pode obrigar fornecedor e cliente a substituir as declarações periódicas do período original.

O melhor momento para testar o software, rever os circuitos internos e esclarecer dúvidas com o fornecedor do programa e com o contabilista certificado é antes da primeira correção urgente.

O seu programa de faturação já permite corrigir apenas o IVA? Solicite uma confirmação escrita ao fornecedor e teste o procedimento antes do final do ano.

A informação apresentada tem caráter geral e não dispensa a análise do caso concreto por um contabilista certificado.

Fontes

• Autoridade Tributária e Aduaneira — Ofício-Circulado n.º 25120/2026, de 28 de julho.
• Código do IVA, artigos 29.º, 36.º e 78.º.